Ngày 05/4/2023, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư số 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực TTHC trên môi trường điện tử, với 6 chương và 32 điều.

Theo Thông tư, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử. Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa:

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau: thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó; thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành; thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; thành phần hồ sơ khác và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

2. Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

3. Kết quả giải quyết của thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 về thực TTHC trên môi trường điện tử.

Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu: đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính; các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính: quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa; quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân; dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước: sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử; bóc tách dữ liệu; cấp mã kết quả số hóa; lưu kết quả số hóa.

Ngoài ra, Thông tư còn quy định cụ thể về rà soát, đánh giá, tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính để cung cấp dịch vụ công trực tuyến; rà soát, chuẩn hóa mẫu đơn, tờ khai thiết lập biểu mẫu điện tử tương tác; chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và cổng dịch vụ công quốc gia và việc áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Cụ thể, việc áp dụng mã QR trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện như sau:

Việc áp dụng cung cấp mã QR trong tiếp nhận thủ tục hành chính phải bảo đảm theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7322:2009 (ISO/IEC 18004:2006) về Công nghệ thông tin - Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động - Yêu cầu kỹ thuật đối với mã hình QR code 2005.

Trong đó, mã QR được in ở góc trên bên trái của các giấy tờ được xuất bản từ dữ liệu của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cho tổ chức, cá nhân cung cấp các dữ liệu tối thiểu sau:

- Mã số hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính.

- Mã thủ tục hành chính.

- Mã định danh của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính.

- Tên giấy tờ được xuất bản.

- Tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu.

- Thời điểm xuất bản.

- Trường hợp là Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về ngày hẹn trả kết quả.

- Trường hợp là Kết quả giải quyết thủ tục hành chính, mã QR có cung cấp thêm dữ liệu về thời hạn, phạm vi có hiệu lực (nếu có).

>>> Chi tiết: Thông tư số 01/2023/TT-VPCP có hiệu lực ngày 25/5/2023.